اعظم کریمی کارشناس دبیرخانه تلفن: 33052282-024

زهره سهرابی کارشناس دبیرخانه تلفن: 33052736-024

شرح وظایف دبیرخانه:

• دریافت کلیه مکاتبات دانشگاه از طریق پست و نامه رسان واحدها و تفکیک نامه واحدها
• ارسال و دریافت و ارجاع نامه ها از طریق سامانه ERP دانشگاه زنجان
• ارسال و دریافت و ارجاع نامه ها از طریق سامانه ERP وزارت علوم
• دریافت و ارسال مکاتبات دانشگاه از طریق شبکه دولت
• ثبت و اسکن نامه های انصراف از تحصیل کلیه مقاطع تحصیلی
• ثبت کلیه مکاتبات مربوط به معاونتها و در صورت لزوم تفکیک نامه معاونتها و ارسال به واحد مربوطه
• دریافت و ثبت صورتجلسات دفاع
• ثبت مجدد و ارسال صورتجلسات دفاع
• پاسخگوئی و ارائه مستندات لازم به همکاران ذیربط در صورت نیاز
• بایگانی رسیدهای پستی
• شماره گذاری برخی از نامه های وارده صادره در سامانه گلستان
• اسکن نامه های مورد نیاز قسمت های مربوطه اعم از نامه ها و پرونده های دانشجوئی دریافتی و ارسالی
• پیگیری تلفنی و حضوری ارباب رجوع
• مهر نامه های نظام وظیفه
• ارسال نامه های فیزیکی از طریق پست دانشجوئی
• ارجاع نامه ها چه از طریق سیستمی چه از طریق فیزیکی به دانشکده محل تحصیل دانشجو و واحد های مربوطه
• مهر و الصاق تمبر به گواهینامه و دانشنامه تحویل به دانشجویان و ارسال از طریق پست